AI業務改善パートナー 吉田会の事務局・幹事の方へ
例会の出欠、会費の確認、名簿の手直し、案内状づくり。本業の合間に引き受けている事務局の仕事を減らし、次の役員さんへ渡しやすい形にします。
近いものが1つあれば、LINEでその番号を送ってください。
事務局の1
よくある声
「例会の
案内に付けた入口から、会員がスマホで出欠を答えます。例会と懇親会の出欠が同じ一覧にまとまり、人数は自動で数えられます。お店に伝える人数も、締切の日にすぐ分かります。
流れ
11月例会の出欠
友だち追加のあと、
事務局の2
よくある声
「締切を
名簿と出欠の一覧を比べて、まだ答えていない方を拾い出します。その方にだけ、決めた日に、もう一度お知らせが届きます。幹事さんが電話をかける相手を、減らせます。
流れ
20日の
出席で
ありがとうございます。
友だち追加のあと、
事務局の3
よくある声
「通帳の
通帳の入金の記録を表に貼ると、名簿と照らして、入金のあった会員に印が付きます。名義が合わない入金は別に並び、まだの方には色が付きます。お知らせを送るかどうかは、事務局が決めます。
口座の情報は預からず、金額の最終の確認は人が行います。
流れ
| 会員 | 会費 | 入金 | 名義 |
|---|---|---|---|
| 田中様 | ◯◯,◯◯◯円 | 済 | 合う |
| 佐藤様 | ◯◯,◯◯◯円 | まだ | — |
| 林様 | ◯◯,◯◯◯円 | 済 | 要確認 |
友だち追加のあと、
事務局の4
よくある声
「名簿がいくつもあって、
代表の方の交代や住所の変更は、会員がスマホから送ります。事務局が確かめると名簿に入り、案内の宛先も出欠の表も、同じ名簿を見るようになります。役員が代わる時も、名簿ごと渡せます。
名簿は、会のアカウントの中に置きます。
流れ
名簿の変更の届け
友だち追加のあと、
事務局の5
よくある声
「総会の
日時・場所・議題のメモを送ると、会のいつもの書き方に合わせた案内状の下書きができます。議事録は、当日の録音から、決まったことと次回までの宿題を並べた下書きになります。幹事さんは、直して配るだけです。
録音は、出席の方の了承を取ってから行います。
流れ
定時総会のご案内
出欠の締切：5月10日
下書き友だち追加のあと、
上の中から1つ、上限10時間まで。続けるかどうかは、そのあとで決めてください。2つ目からは、小さく1つ試す 3万円から。作る前に見積りを出します。
ほかの会社のサービスを使う場合、その利用料は各社へのお支払いです。かかる場合は、作る前に金額をお伝えします。